Uw persoonsgegevens zijn goed beveiligd
Dit is de privacyverklaring van Pro6 B.V. Deze verklaring ziet op de verzameling en verwerking
van persoonsgegevens van zowel onze medewerkers als onze cliënten. De bescherming van privacy is
belangrijk voor u en voor ons. Wij gaan zorgvuldig met persoonsgegevens om. Uiteraard handelt
Pro6 B.V. volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de toepasselijke
wetten en richtlijnen vanuit de Europese Unie en de landelijke overheid. Hieronder zijn uw
belangrijkste rechten en plichten op het gebied van privacy weergegeven en gaan wij in op de manier
waarop wij omgaan met persoonsgegevens, welke processen en protocollen wij hanteren en hoe wij
de veiligheid van gegevens waarborgen. Om ervoor te zorgen dat u altijd op de hoogte blijft van de
actuele stand van zaken rondom de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens herzien wij
deze Privacyverklaring periodiek. Stelt u zich er dus zeker van dat u altijd beschikt over de actuele
versie van de Privacyverklaring wanneer u een beroep doet op één van uw rechten zodat wij u zo
efficiënt mogelijk van dienst kunnen zijn.

Definities
• Verwerkingsverantwoordelijke, hierna te noemen verantwoordelijke: Pro6 B.V., gevestigd te Breda,
ingeschreven bij de kamer van koophandel onder nummer 71208496;
• Verwerker: Partijen die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens
verwerken
• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Denk aan uw gegevens
• Verwerken: Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen,
het opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen van uw gegevens.

Voldoen aan privacywetgeving
Pro6 B.V. is een organisatie die valt onder de toepassing van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming. Wij werken er hard aan om blijvend te voldoen aan de eisen die deze
verordening en andere wetgeving aan ons stelt. Zo hebben wij een functionaris
gegevensbescherming aangesteld en houden wij in een zogeheten ‘Verwerkingenregister’ bij welke
soorten gegevens wij op welke manier verwerken.

Van wie verwerken we gegevens
Pro6 B.V. verwerkt gegevens van partijen met wie wij een zakelijke relatie aan (willen) gaan of aan
zijn gegaan. Het gaat hierbij in ieder geval om:
•Onze (potentiële) cliënten, voor zover binnen de uitvoering van onze overeenkomst noodzakelijk;
•Onze leveranciers;
•Onze medewerkers

Welke gegevens?
Voor het aangaan van een zorgovereenkomst verzamelen wij gegevens zoals de naam, het geslacht
en contactgegevens van personen waarmee wij een zorgrelatie aangaan. In de uitvoering van onze
werkzaamheden kunnen deze persoonsgegevens worden uitgebreid met gegevens over opleidingen,
gezondheidsgegevens en specifieke medische gegevens zoals diagnostische onderzoeken. Wanneer
van toepassing verzamelen wij binnen de zorgverlening toepasselijke gegevens over onder andere
religie, strafrechtelijk verleden en andere toepasselijke onderwerpen. Voor onze facturering maken
wij gebruik van onder andere het burgerservice nummer van de cliënt aan wie de zorg geleverd. Van
onze medewerkers en zelfstandigen verzamelen wij gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van
de overeenkomst tot arbeid of opdracht. Hieronder vallen in ieder geval NAW, BSN, opleidingsgegevens en een VOG. Pro6 heeft een verwerkingenregister opgesteld waarin is vastgelegd welke gegevens wij van welke groepen personen verzamelen, met welke reden wij dit doen, wie toegang
heeft tot deze gegevens en hoe lang de gegevens onder welke voorwaarden bewaard worden.

Verantwoordelijke
Deze privacyverklaring gaat over verwerkingen van persoonsgegevens door:
• Pro6 B.V.

Doelbinding
Pro6 B.V. verzamelt en verwerkt gegevens ten behoeve van:

• Het sluiten van en uitvoering geven aan een overeenkomst die wordt gesloten met individuele
cliënten, inclusief facturatie van geleverde diensten. De grondslag voor de verwerking is in dit geval
de gesloten overeenkomst, aangevuld met in sommige gevallen een wettelijke grondslag die ons
verplicht bepaalde gegevens te verzamelen. Denk in dit geval bijvoorbeeld aan belastingwetgeving;

• Het uitvoering geven aan een overeenkomst afgesloten met inkopende gemeenten, inclusief
facturatie van uitgevoerde diensten. Grondslag voor de verwerking is in dit geval de gesloten
overeenkomst met de betreffende inkopende partij en een wettelijke grondslag om gegevens te
verzamelen waaronder de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, de Jeugdwet en de Wet Kwaliteit,
Klachten en Geschillen Zorg;

• Het uitvoering geven aan overeenkomsten die zijn gesloten met leveranciers. Ook in dit geval ligt de
grondslag voor verwerking in eerste instantie in de uitvoering van de overeenkomst;

• Het behandelen van incidenten en klachten met betrekking tot de dienstverlening, in het kader van
kwaliteit- en verbetermanagement. De grondslag voor deze verwerking ligt in eerste instantie in de
uitvoering van de overeenkomst, daarnaast hebben wij een gerechtvaardigd belang bij deze
verwerking. In bijzondere gevallen zullen we u om toestemming vragen om gegevens in het kader
van incidentmanagement te mogen verwerken;

• Het sluiten van en uitvoering geven aan arbeidsovereenkomsten met medewerkers, inclusief het
uitvoering geven aan hieraan gekoppelde wetgeving zoals de Arbeidsomstandighedenwet. De
grondslagen voor deze verwerking liggen in de gesloten overeenkomsten en wettelijke verplichtingen
die aan onze organisatie zijn opgelegd. Bepaalde gegevens verzamelen wij met toestemming van
onze opdrachtnemers en medewerkers;

• Om wettelijke verplichtingen na te kunnen komen. De grondslag voor deze verwerking ligt altijd in
de onderliggende wet die de verzameling van gegevens noodzakelijk maakt.

Gebruik gegevens met een ander doel
Het gebruiken van uw persoonsgegevens voor een ander doel dan waarmee wij ze verzameld hebben
is alleen toegestaan in het geval beide doelen een onderling nauwe samenhang vertonen. Wanneer u
bijvoorbeeld gegevens verstrekt in het kader van begeleiding en wij uiteindelijk ook gaan behandelen
mogen de gegevens gebruikt worden ten behoeve van de behandeling. Wanneer beide doelen geen
samenhang vertonen mogen wij uw gegevens niet gebruiken voor het andere doel en zullen wij u
hiervoor apart om gegevens verzoeken.

Hoe verzamelen wij deze gegevens?
Gegevens verzamelen wij in eerste instantie bij de betrokken personen zelf, via bijvoorbeeld de
informatie aanvragen die wij telefonisch of per mail ontvangen. Wanneer u een aanvraag doet voor
zorgverlening, een sollicitatiebrief verstuurd of ons een aanbod doet als dienstverlener verstrekt u
daarbij de nodige persoonsgegevens. In het geval van een doorverwijzing via bijvoorbeeld huisarts of
jeugdzorginstellingen ontvangen wij ook persoonsgegevens via deze externe partijen. Dit kan
plaatsvinden voordat de zorgverlening plaatsvindt, maar ook tijdens onze dienstverlening.
Daarnaast verzamelen wij ook zelf persoonsgegevens via bijvoorbeeld raadpleging van
openbare registers zoals het voogdijregister.

Hoe lang bewaren wij gegevens?
Uitgangspunt voor de bewaring van gegevens is dat wij deze niet langer bewaren dan nodig is om het
doel te bereiken waarmee de gegevens verzameld zijn. Stopt u bijvoorbeeld de samenwerking met
Pro6, dan zullen wij uw gegevens na afronding van de overeenkomst verwijderen. In een aantal
gevallen zitten wij vast aan wettelijke bewaartermijnen die ons verplichten gegevens gedurende een
aantal jaar te bewaren. Deze bewaartermijn is in veel gevallen gesteld op 7 jaar, in het geval van het
bewaren van medische persoonsgegevens is de termijn gesteld op 20 jaar.
Als wij de gegevens niet langer nodig hebben om het doel waarmee zij verzameld zijn te bereiken
kunnen wij gegevens nog bewaren voor archiveringsdoeleinden. Wanneer mogelijk zal dit
geanonimiseerd gebeuren en zullen de betrokken persoonsgegevens vervolgens verwijderd worden.

Bijzondere gegevens
Pro6 verzamelt in de uitvoering van een gesloten overeenkomst bijzondere persoonsgegevens.
Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is, het gaat dan bijvoorbeeld om:
•BSN
•Gezondheidsgegevens

Wie heeft toegang tot gegevens?
Binnen Pro6 B.V. hebben alleen die personen toegang tot uw gegevens die deze gezien hun taken en
bevoegdheden nodig hebben. Ieder die werkt uit naam of onder verantwoordelijkheid van Pro6 is
gebonden aan een geheimhoudingsverklaring.

Delen van gegevens
Binnen Pro6 B.V. delen wij uw gegevens met betrokken medewerkers wanneer nodig voor de
zorgverlening en bijvoorbeeld de facturatie. Buiten onze eigen organisatie delen wij gegevens
wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, dit in de uitvoering van een overeenkomst nodig is of
wanneer u hier specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Bescherming gegevens
Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om. Onze systemen zijn goed beveiligd zodat onbevoegden
geen toegang hebben tot uw gegevens. U bepaalt wie uw gegevens mag inzien, uw toestemming
voor het delen van gegevens leggen wij schriftelijk vast. Wij hebben passende technische en
organisatorische maatregelen genomen om misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen.
Alle medewerkers van Pro6 B.V. zijn op de hoogte van de geldende regels met betrekking tot uw
persoonsgegevens. Bij indiensttreding tekenen zij als onderdeel van de arbeidsovereenkomst een
geheimhoudingsverklaring. Ook van onze leveranciers die te maken krijgen met uw persoonsgegevens vragen wij de geheimhoudingsverklaring. Met leveranciers die uw gegevens moeten verwerken hebben wij daarnaast via aparte verwerkersovereenkomsten afspraken gemaakt over de verwerking.

Melden van datalekken
Ondanks dat wij de grootste zorgvuldigheid betrachten is het mogelijk dat persoonsgegevens
zichtbaar worden voor onbevoegden of juist verloren gaan. We spreken dan van een datalek. Bij een
datalek gaat het om toegang tot persoonsgegevens of vernietiging, wijziging of vrijkomen van
gegevens zonder dat dat de bedoeling is. Onder een datalek valt dus niet alleen het vrijkomen
(lekken) van gegevens, maar ook het onrechtmatig verwerken van gegevens. Voor de omgang met
datalekken heeft Pro6 B.V. een procedure opgesteld waarin omschreven is welke stappen
wij zetten om de schade zo veel mogelijk te beperken, welke partijen wij informeren en
op welke manier wij u als belanghebbende op de hoogte houden.

Uw rechten

• Informatie
Via deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij omgaan met uw gegevens. In voorkomende
gevallen zullen wij u meer informatie moeten geven, wij doen dit dan op een naar ons inziens
passende wijze.

• Inzien van gegevens
U mag op elk gewenst moment vragen om inzage van uw gegevens, wij zullen u dit in principe nooit
weigeren. Wel kan het zijn dat we u niet alle gegevens kunnen laten inzien omdat hiervoor eerst
toestemming nodig is van andere betrokken personen. In overleg met u zoeken wij hiervoor dan een
passende oplossing. Wanneer u een schriftelijk verzoek wilt doen om inzage te krijgen in uw
gegevens vragen wij u om dit verzoek te ondertekenen en een kopie bij te voegen van uw
identiteitsbewijs. Voor het inzien van gegevens, elektronisch of op papier zullen wij u geen kosten in
rekening brengen.

• Wijzigen van gegevens
U kunt op elk moment het verzoek bij ons indienen om uw gegevens te wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld
zijn omdat u verhuisd bent of omdat contactgegevens veranderd zijn. U kunt alleen de feitelijke
gegevens laten aanpassen, het is niet mogelijk om bijvoorbeeld een rapportage na afloop aan te
laten passen. U kunt wel altijd vragen om uw commentaar aan dit soort rapportages te laten
toevoegen.

• Beperken van gegevens
U kunt het verzoek indienen tot beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat wij
minder gegevens zullen verwerken.

• Dataportabiliteit
U heeft het recht ons te vragen om gegevens die u in het kader van een overeenkomst met ons of
met uw toestemming aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde en machinaal leesbare vorm te
verkrijgen of over te dragen naar een andere partij. Vraagt u om gegevens rechtstreeks over te
dragen naar een andere partij? Dat kan dat alleen als dat technisch mogelijk is.

• Vernietigen van gegevens
U kunt ons verzoeken om na beëindiging van de dienstverlening uw gegevens of delen daarvan te
vernietigen. Wij zullen dit altijd doen, tenzij wij door de wet verplicht zijn om de gegevens voor een
bepaalde termijn te bewaren. Gegevens ten behoeve van financiële administratie moeten wij
bijvoorbeeld minimaal 7 jaar bewaren. Ook wanneer het duidelijk is dat andere personen een groot
belang hebben bij het behouden van de gegevens en dat belang zwaarder weegt dan uw belang bij
vernietiging van de gegevens mogen wij niet overgaan tot vernietiging. Hierover zullen wij altijd met
u in gesprek gaan om te kijken naar passende oplossingen.

• Bezwaar
Bij verwerking van uw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang kunt u altijd bezwaar
maken tegen de verwerking. Wij zullen dan een nieuwe afweging moeten maken.

• Direct marketing
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing waarvoor u geen expliciete
toestemming hebt gegeven. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het versturen van een nieuwsbrief,
maar ook aan het telefonisch benaderen. Zonder uw voorafgaande aanmelding zal Pro6 uw
gegevens niet gebruiken voor direct marketing.

• Bezwaren
Mocht u van mening zijn dat wij ten onrechte gegevens hebben verzameld, u geen inzage hebben
gegeven of één van uw andere rechten hebben geschonden, kunt u hierover een klacht indienen bij
onze functionaris gegevensbescherming dan wel de Autoriteit Persoonsgegevens. Cindy de Rijke en
Els Maes zijn als Functionaris Gegevensbescherming van Pro6 B.V. verantwoordelijk voor vragen en
opmerkingen rondom de bescherming en verwerking van uw gegevens. Voor vragen met betrekking
tot uw persoonsgegevens kunt u ook altijd uw eigen begeleider raadplegen.

Suggesties of Klachten
Wij doen ons uiterste best u naar volledige tevredenheid van dienst te zijn. Mocht u onverhoopt
ontevreden zijn over onze begeleiding en/of behandeling, dan horen wij dit graag zo snel mogelijk
van u. Uw klacht helpt ons de hulpverlening nog beter te maken en ongetwijfeld leren wij van u.
Indien u niet tevreden bent over de uitvoering van de hulpverlening door Pro6, dan vragen wij u
eerst de begeleider en/of behandelaar zelf te informeren over uw onvrede en we hopen dan samen
een oplossing kunt vinden. Mocht dit niet het geval zijn dan kunt u contact opnemen met de directie.
Dit kan via een email naar: info@pro6online.com of via het telefoonnummer 076-2015480. Wij zullen
in dat geval de klachtencommissie op de hoogte brengen van uw klacht en een bemiddelingsgesprek
plannen. Bij dit bemiddelingsgesprek kunt u zich laten ondersteunen door een vertrouwenspersoon.
Mocht u hierin géén vertrouwen hebben, dan is er de mogelijkheid om de klacht voor te leggen aan
onze onafhankelijke klachtencommissie. U kunt dan contact opnemen met Klachtenportaal Zorg via
info@klachtenportaalzorg.nl . Of vul op www.klachtenportaalzorg.nl het klachtenformulier in.