HOME - Nieuws

Janske en Lisette verzorgen de administratie van Pro6: ‘Je bent echt onderdeel van de hulpverlening’

Bel of mail je naar Pro6, dan krijg je de vrolijke stem van Lisette Oomens of Janske Werts aan de lijn. De twee dames verzorgen samen de administratie. “Om dit werk te kunnen doen, moet je wel een opgeruimd type zijn.”

Wat Janske en Lisette de meeste voldoening geeft? Een positief belevingsformulier van cliënten terugkrijgen, een gevulde website voor je zien en collega’s administratief kunnen ontzorgen. “En een lege mailbox. Daar word ik ook heel blij van”, voegt Janske lachend toe.

Zij werkt inmiddels al vier jaar als administratief medewerker. Sinds een jaar krijgt ze versterking van Lisette. “Ik heb 34 jaar als directiesecretaresse binnen de kinder- en jeugdpsychiatrie gewerkt”, legt die laatste uit. “Daarna heb ik een jaar als bestuurssecretaresse in de ouderenzorg in Oirschot gewerkt, maar met name de reistijd vond ik een groot struikelblok. Ik zag een vacature van Pro6 voorbijkomen, had een lang gesprek met Els en voelde direct een klik met Janske. Dat laatste was heel belangrijk, aangezien het een duobaan is.”

Blije ouders
Lisette deed onder andere een opleiding tot medisch secretaresse. “Ik vind het mooi dat je iets kunt betekenen voor mensen in deze sector. Ouders die bellen en zo blij zijn met de ouderbijeenkomsten die ze bij ons kunnen volgen, terwijl ze op de wachtlijst staan. Je bent echt onderdeel van de hulpverlening. Daarnaast was het ziekenhuis nooit een optie als werkplek voor mij: ik ben als de dood voor bloed.”

Janske studeerde pedagogiek, maar merkte tijdens de stages hoe intens het werk van haar collega’s kan zijn. Het administratieve past beter bij haar. “Mijn vorige baan hield op, toen ik een vacature van Pro6 voorbij zag komen. De informele schrijfstijl sprak me direct aan. Het bleek ook een heel informele en platte organisatie. Ik had meteen superleuke gesprekken.”

Van aanvraag tot boodschappen
Janske en Lisette verdelen het werk. Ze nemen afwisselend de telefoon op en verwerken de binnenkomende mailtjes. Janske: “Daarnaast doen we de aanmeldingen en verlengingen. Bij een nieuwe cliënt schrijven de zorgbemiddelaars een verslag na het intakegesprek. Ze zetten dat om in een voorstel van wat nodig is, waarna de regiebehandelaren en Walter ernaar kijken. Als dat allemaal goed gaat, dienen wij het in bij de gemeenten. Die hebben vaak wel even de tijd nodig om het voorstel te bekijken en hiervoor akkoord te geven. Ik zit daar bovenop, want ik wil wel de voortgang behouden voor de cliënten. Daarnaast regel ik de contracten en de administratie met onze onderaannemers.”

Het aanvragen van toewijzingen bij gemeenten is sowieso nogal een klus, vertelt Lisette. “Iedere gemeente heeft andere regels en formulieren die je moet indienen. Het is uitzondering op uitzondering.” Zij pakt naast de administratieve taken ook het secretariële stuk op. “Naast dat ik aanmeldingen van cliënten in het cliëntvolgsysteem zet, plan ik de jaargesprekken met medewerkers en de casusoverleggen in, regel ik de uitnodigingen voor de ouderbijeenkomsten en houd ik de presentielijsten bij. Ook doe ik het facilitaire stuk, van ICT tot de boodschappen en afvallediging.”

Mensen echt horen
Veel tijd gaat zitten in het beantwoorden van telefoontjes. Dagelijks bellen gemiddeld zo’n 20 tot 25 mensen naar het algemene nummer van Pro6. Dat kunnen verwijzers zijn die willen sparren met een Pro6-expert over een casus of behandelaren die iets uit een dossier opvragen. Daarnaast krijgen Lisette en Janske regelmatig ouders aan de lijn. “Soms is hun vraag in één minuut opgelost, maar je hebt ook mensen die vaker bellen en hun verhaal nogmaals willen vertellen”, vertelt Lisette. Janske voegt toe: “Ik vind het belangrijk om mensen te horen. Soms zijn ze boos, dat is geen fijne emotie om mee te dealen, maar ik probeer altijd het verdriet en de frustratie te zien.” Lisette: “Je moet goed opletten wat je wel en niet kunt zeggen. Ik kan inhoudelijk niet reageren, maar soms kijk ik of er een behandelaar in de buurt is die een vraag kan beantwoorden.”

Waardering
Een stressbestendige duizendpoot die goed prioriteiten kan stellen, kort samengevat zou dat de omschrijving zijn van de functies van Janske en Lisette. Ze zijn blij met hun werk, wat voor een groot deel te danken is aan de organisatie. “Pro6 is lekker laagdrempelig en de lijntjes zijn kort. Je hoeft niet alles in zesvoud in te dienen voor je iets voor elkaar krijgt”, stelt Lisette. Janske: “Het persoonlijke contact binnen Pro6 is heel bijzonder. Ondanks dat we groeien, blijft dat heel warme gevoel overeind. Je voelt de waardering van je collega’s. Wij vormen echt een schakel in het hulpverleningsproces.”

Lisette herinnert zich daar een goed voorbeeld van. “De opkomst bij de ouderbijeenkomsten was in het begin niet zo hoog. Ik besloot de uitnodigingen niet meer per post, maar per mail te sturen. De toestroom steeg daarna snel. Collega Lian, de trainster, kwam met een touwtje naar me toe om me zogenaamd een lintje om te hangen vanwege deze actie. Het benadrukken van het positieve en het uitdelen van complimenten is uniek en symboliseert Pro6.”

DEEL DIT BERICHT

GERELATEERD

Janske en Lisette verzorgen de administratie van Pro6: ‘Je bent echt onderdeel van de hulpverlening’